Контур.Экстерн:
система электронной отчетности

Согласно Методическим рекомендациям, утвержденным Приказом от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@:

«Программным обеспечением на стороне спецоператора:
3.3. При получении от налогоплательщика (представителя) для передачи в налоговый орган электронного документа (документов) в течение двух часов выполняется следующая последовательность действий:
…
формируется транспортное сообщение, содержащее подписанный Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки и искажения содержащейся в нем информации, позволяющий однозначно определить автора данного документа и придающий документу юридическую силу. Аналог подписи уполномоченного лица и печати организации в документе на бумажном носителе.ЭЦП налогоплательщика (представителя) зашифрованный электронный документ (документы) и подписанное ЭЦП спецоператора подтверждение даты отправки электронного документа (документов), и направляется в налоговый орган».

Следовательно, факт получения Подтверждения даты отправки означает, что документ направлен в приемный комплекс инспекции. В Приказе от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@, регламентирующем документооборот с ИФНС, не содержится информация о возможности аннулирования отправленной отчетности или отзыве переданных из инспекции документов.

Таким образом, вернуть или удалить с сервера отправленный отчёт невозможно.

Если необходимо внести исправления в ранее отправленный отчет, то, прежде всего, следует дождаться результатов его проверки из ИФНС. В зависимости от результатов проверки следует отправить следующие данные:

• если результат проверки положительный (из ИФНС поступила Квитанция о приеме), то отправляется корректирующий отчёт;
• если результат проверки отрицательный (из ИФНС поступило Уведомление об отказе), то отправляется основной расчёт с исправленными данными.

Доставка до инспекции писем и запросов Информационное обслуживание налогоплательщиков — услуга, позволяющая сформировать запрос в ИФНС через систему "Контур-Экстерн" на получение следующих информационных услуг в электронном виде:

• cправка о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам;
• выписка операций по расчетам с бюджетом;
• перечень налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности;
• акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам.

Для формирования запроса в "Контур-Экстерн" перейдите в меню Сервисы / Запрос "ИОН" / Запрос на предоставления информационных услуг.ИОН происходит автоматически, их также невозможно вернуть или удалить с сервера.

Если письмо было отправлено ошибочно, то следом за ним необходимо отправить пояснительное письмо (например, об аннулировании ранее отправленного документа).

Порядок документооборота по форме 2-НДФЛ отличается от документооборота по другим налоговым формам. Это связано с тем, что проверка данного отчета выполняется в другом программном обеспечении на стороне налоговой инспекции.

С 8 ноября 2011 года вступил в силу Приказ ФНС РФ от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@ "Об утверждении Порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц".

Согласно данному приказу после отправки отчета 2-НДФЛ налогоплательщик получает следующие документы:

1. Подтверждение даты отправки отчета – электронный документ, формируемый специализированным оператором связи, содержащий данные о дате и времени отправки декларации.
2. Извещение о получении — электронный документ, подтверждающий факт получения отчета налоговым органом, который поступает в течение следующего рабочего дня с момента отправки 2-НДФЛ. При поступлении извещения о получении, документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов дальнейшей проверки отчета налоговым органом.
3. Протокол приема сведений – документ, содержащий результаты проверки отчета, который направляется налоговым органом в течение десяти дней с момента отправки отчета. Протокол содержит информацию о количестве принятых справок, количестве справок с ошибками и общих суммах исчисленного и удержанного налогов.

Вместе с положительным протоколом проверки налоговый орган направляет Реестр принятых сведений. В реестре содержится перечень физических лиц, по которым была подана форма, с указанием нумерации справок, ставок дохода, сумм исчисленных и удержанных налогов. Сведения, прошедшие форматный контроль и зафиксированные в Реестре, считаются представленными.

Таким образом, отчет по форме 2-НДФЛ считается принятым, если от налогового органа получены Реестр и Протокол.

Для того чтобы внести корректировки в содержание уже принятых справок 2-НДФЛ, достаточно отправить отчет заново, указав верные данные.

Корректирующий отчет должен соответствовать следующим условиям:

1. В отчет должны входить только те справки, по которым были внесены исправления;
2. Номера вновь отправляемых справок должны совпадать с номерами ранее принятых справок;
3. Дата формирования корректирующего файла со справками должна быть больше, чем дата формирования первичного. Таким образом, первичный и корректирующий отчеты не следует отправлять в один и тот же день.

Если необходимо откорректировать личные данные (например, паспортные данные работника), то следует отправить отчет с измененными справками, согласно пунктам 1-3. Если на отчет с откорректированными личными данными поступит отказ с формулировкой «Справка принята ранее с другим ФИО в файле» или «Справка с таким номером принята ранее с другим УдЛичн», то следует обратиться в ИФНС с просьбой удалить некорректные справки. После этого оправить справки с верными данными, сохранив их первоначальную нумерацию.

Согласно положениям Налогового кодекса РФ, представлять интересы налогоплательщика во взаимоотношениях с налоговыми органами (а, следовательно, и подписывать налоговую отчетность) имеет право либо законный, либо уполномоченный представитель налогоплательщика.

Законный представитель налогоплательщика (согласно п.1 ст.27 главы 4 НК РФ) — это:

• руководитель организации (для налогоплательщиков – юридических лиц);
• индивидуальный предприниматель.

Уполномоченный представитель (согласно п.1 ст.29 главы 4 НК РФ) — это:

• юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги по подготовке и отправке отчетности;
• сотрудник организации, не являющийся ее законным представителем, т.е. руководителем.

Полномочия уполномоченного представителя должны быть подтверждены доверенностью документально (согласно п.3 ст.26 главы 4 НК РФ). Доверенность заверяется:

• Для юридических лиц — подписью руководителя и печатью организации;
• Для индивидуальных предпринимателей — печатью индивидуального предпринимателя или нотариусом.

Правила оформления, срок действия и основания для прекращения доверенности регулируются статьями 185–189 Гражданского кодекса РФ.

Согласно Приказу ФНС России от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@, в случае, если организация представляет отчетность через уполномоченного представителя (то есть Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки и искажения содержащейся в нем информации, позволяющий однозначно определить автора данного документа и придающий документу юридическую силу. Аналог подписи уполномоченного лица и печати организации в документе на бумажном носителе.ЭЦП для подписи отчетности выдана не на руководителя организации), следует выполнить следующие действия:

• Предоставить копию доверенности (на бумажном носителе или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи) в налоговую инспекцию до начала отправки отчетности;
• При отправке каждой декларации требуется прикладывать к отчету информационное сообщение о доверенности

Информационное сообщение о доверенности – документ установленного формата, содержащий данные из доверенности.

В системе «Контур-Экстерн» сообщение о доверенности будет заполняться один раз и отправляться автоматически вместе с каждой декларацией с момента начала действия нового порядка документооборота. Контролирующий орган при получении декларации проводит проверку на наличие права подписи у обладателя ЭЦП (то есть у физического лица, на чье имя получена ЭЦП).

• Если декларация подписана законным представителем налогоплательщика – является ли действительно лицо, подписавшее декларацию, руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, за которого подается декларация;
• Если декларация подписана уполномоченным представителем налогоплательщика – производится сверка данных ФИО лица из сообщения о доверенности с данными ранее предоставленной копии доверенности и ФИО лица, подписавшего декларацию (берется из сертификата ЭЦП);
• Если проверка полномочий ЭЦП завершилась неудачей, формируется уведомление об отказе в приеме декларации.

Таким образом, чтобы избежать спорных ситуаций, важно своевременно предоставить в контролирующие органы все необходимые документы. К таким документам относятся доверенности и изменения в учредительных документах при смене руководителя. Также рекомендуется внимательно указывать соответствующие данные при формировании отчетов, сообщения о доверенности и данных для получения электронной цифровой подписи.